LimeBook SYG - ochrona prawna sygnalistów i organizacji
LimeBook SYG to moduł systemu LimeBook przeznaczony do bezpiecznego i anonimowego zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów, zaprojektowany zgodnie z wymaganiami RODO oraz ustawą o ochronie sygnalistów. Zapewnia ustrukturyzowany i kontrolowany proces obsługi zgłoszeń, umożliwiając organizacjom skuteczne reagowanie na naruszenia przy jednoczesnej ochronie tożsamości zgłaszających.
Moduł rozwiązuje problemy związane z brakiem zaufania do tradycyjnych kanałów raportowania, ryzykiem ujawnienia danych sygnalistów oraz chaotycznym i nieefektywnym zarządzaniem zgłoszeniami. Dzięki anonimowej, dwukierunkowej komunikacji umożliwia doprecyzowanie zgłoszeń bez naruszania poufności, a definiowane kategorie naruszeń i wieloetapowy workflow zapewniają, że sprawy trafiają do właściwych osób i są obsługiwane zgodnie z procedurami. Automatyczne powiadomienia, filtrowanie, monitoring statusów oraz raportowanie wspierają terminową realizację obowiązków ustawowych, a integracja z politykami antykorupcyjnymi i kodeksami etycznymi wzmacnia compliance, transparentność i zaufanie w organizacji.
Jak zapewnić bezpieczeństwo prawne w firmie?
Ochrona sygnalistów to ustawowy obowiązek dużych i średnich firm. To także szereg korzyści dla samej organizacji:
- Bezpieczne i anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości
Ochrona tożsamości sygnalistów zwiększa zaufanie i minimalizuje bariery przed zgłaszaniem naruszeń. - Zgodność z przepisami prawa
Gwarancja zgodności z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów i RODO. - Sprawna i uporządkowana obsługa zgłoszeń
Kategorie naruszeń i wieloetapowy workflow zapewniają szybkie kierowanie spraw do właściwych osób. - Całkowita ochrona sygnalisty dzięki anonimowej komunikacji
Dwukierunkowy dialog pozwala doprecyzować informacje bez ujawniania tożsamości zgłaszającego. - Pełna kontrola nad procesem
Panel administracyjny umożliwia bieżący monitoring statusów i terminów obsługi zgłoszeń. - Terminowa realizacja obowiązków ustawowych
Automatyczne powiadomienia wspierają dotrzymanie ustawowych terminów na każdym etapie. - Wzmocnienie kultury etyki i transparentności
Przejrzysty system zgłoszeń buduje zaufanie pracowników i partnerów biznesowych.
Anonimowe i bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości
System pozwala sygnalistom zgłaszać naruszenia bez konieczności podawania danych osobowych. To eliminuje obawy przed represjami i zachęca do otwartego dzielenia się informacjami, które w tradycyjnych kanałach często byłyby pomijane.
Dwukierunkowa komunikacja z sygnalistą
LimeBook SYG umożliwia prowadzenie dialogu z osobą zgłaszającą – zadawanie dodatkowych pytań i udzielanie odpowiedzi – przy zachowaniu pełnej anonimowości. Dzięki temu zgłoszenia są precyzyjniejsze, a organizacja może szybciej podjąć właściwe działania.
Definiowane kategorie i obszary naruszeń
Zgłoszenia mogą być przypisywane do określonych kategorii, np. korupcja, nadużycia finansowe czy kwestie BHP. Ułatwia to ich porządkowanie i zapewnia, że trafiają do właściwych działów, co rozwiązuje problem chaotycznej obsługi.
Wieloetapowy workflow zgłoszeń
Proces obsługi zgłoszenia można podzielić na etapy, w które zaangażowane są różne osoby lub zespoły. To gwarantuje zgodność z polityką firmy, przejrzystość procesu i mniejsze ryzyko pominięcia ważnych kroków.
Automatyczne powiadomienia
System automatycznie informuje odpowiednie osoby o nowych zgłoszeniach czy zmianach statusów dochowując ustawowo zdefiniowanych terminów przyjęcia zgłoszenia, jego realizacji i retencji danych.
Raportowanie i integracja z politykami firmy
Moduł generuje raporty dotyczące liczby, rodzaju i czasu rozpatrywania zgłoszeń. Integruje się także z wewnętrznymi kodeksami etycznymi i procedurami antykorupcyjnymi, co wspiera zgodność z regulacjami prawnymi i buduje transparentność.
Funkcje zapewniające bezpieczeństwo prawne w Twojej organizacji
Bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości
- Bezpieczny terminal zgłoszeniowy dostępny przez kod QR lub krótki link.
- Możliwość zgłaszania na urządzeniu sygnalisty
- Ochrona tożsamości osoby zgłaszającej
- Bezpieczne przetwarzanie zgłoszeń zgodnie z wymaganiami prawnymi
- Możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości
- Możliwość umówienia spotkania z osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń
Zgodność regulacyjna i ochrona danych
- Zgodność z ustawą o ochronie sygnalistów
- Zgodność z wymaganiami RODO (GDPR)
- Kontrola okresów retencji danych zgodnie z przepisami
- Zapewnienie poufności i integralności informacji
Dwukierunkowa komunikacja z sygnalistą
- Prowadzenie dialogu z sygnalistą przy zachowaniu pełnej anonimowości
- Możliwość zadawania pytań uzupełniających
- Możliwość przekazywania odpowiedzi i informacji zwrotnych
- Mechanizm akceptacji transkrypcji zgłoszenia ustnego
Kategorie i klasyfikacja naruszeń
- Definiowanie kategorii naruszeń
- Obsługa różnych obszarów zgłoszeń, w tym:
- korupcja,
- nadużycia finansowe,
- naruszenia BHP,
- inne obszary zgodne z polityką organizacji
- Automatyczna kategoryzacja i filtrowanie zgłoszeń
- Kierowanie zgłoszeń do właściwych jednostek organizacyjnych
Workflow obsługi zgłoszeń
- Konfigurowalny, wieloetapowy workflow zgłoszeń
- Przypisywanie ról i odpowiedzialności na poszczególnych etapach
- Minimalizacja ryzyka pominięcia kluczowych działań
- Mechanika zastępstw utrzymująca ciągłość procesu (urlopu, L4)
Powiadomienia i terminy ustawowe
- Automatyczne powiadomienia o nowych zgłoszeniach
- Automatyczne powiadomienia o zmianach statusów
- Kontrola terminów:
- przyjęcia zgłoszenia,
- realizacji działań,
- retencji danych
- Mechanika kontroli dotrzymania terminów wymaganych przepisami prawa
Raportowanie i analityka
- Generowanie raportów liczby zgłoszeń
- Raportowanie rodzajów i kategorii naruszeń
- Raportowanie czasu obsługi zgłoszeń
Integracja z politykami organizacji
- Integracja z wewnętrznymi kodeksami etycznymi
- Integracja z politykami antykorupcyjnymi
- Wsparcie realizacji procedur compliance
Zarządzanie dostępem i poufnością
- Panel zarządzania zgłoszeniami dla administratorów
- Ograniczenie dostępu do zgłoszeń wyłącznie dla uprawnionych osób
- Kontrola ról i uprawnień użytkowników systemu
- Zapewnienie poufności na każdym etapie procesu
Wiesz jak wykorzystać LimeBook SYG w Twojej organizacji?
Napisz do nas. W ramach grupy roboczej ustalimy zakres cyfryzacji i automatyzacji oraz pomożemy w przeprowadzeniu wdrożenia.
