LimeBook REJ – inteligentny system rejestracji i awizacji gości
LimeBook REJ to system do elektronicznej ewidencji wizyt, który zastępuje tradycyjne księgi wejść nowoczesnym, cyfrowym procesem obsługi gości i kontrahentów. Nasza aplikacja to kompleksowe narzędzie typu Visitor Management System, stworzone z myślą o organizacjach o podwyższonych wymaganiach bezpieczeństwa, zakładach produkcyjnych i nowoczesnych biurowcach.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczną księgę wejść LimeBook REJ?
W dobie cyfryzacji, papierowa lista gości na recepcji to ryzyko naruszenia RODO i niska efektywność. LimeBook REJ automatyzuje ruch osobowy, zapewniając:
- Awizacja odwiedzających: Zarejestruj i przeszkol odwiedzającego jeszcze przed przyjściem do siedziby Organizacji.
- Zawsze aktualna Lista Ewakuacyjna: Pełna informacja o osobach przebywających w Organizacji.
- Pełną zgodność z RODO (GDPR): Dane osobowe gości są bezpieczne i niewidoczne dla osób postronnych.
- Skrócenie czasu rejestracji: Możliwość pracy w trybie bezobsługowym z wykorzystaniem kiosków multimedialnych redukuje kolejki.
- Zwiększenie bezpieczeństwa BHP: Automatycznie generowane instruktaże i szkolenia realnie zwiększają bezpieczeństwo.
- Profesjonalny wizerunek: Nowoczesna obsługa kontrahentów już od pierwszego kontaktu.
Cyfrowe zaproszenia i awizacja kontrahentów
LimeBook REJ pozwala na planowanie wizyt z wyprzedzeniem. System wysyła do gości zaproszenia SMS oraz e-mail, które mogą zawierać:
- Link do zdalnej rejestracji (skrócenie czasu obsługi na miejscu).
- Szkolenia i instrukcje BHP.
- Indywidualny kod QR, pełniący funkcję e-przepustki.
Bezobsługowa recepcja i terminale samoobsługowe
System umożliwiają samodzielne zameldowanie się gościa oraz szkolenia w zakresie BHP (z modułem LimeBook SZK) w oparciu o kioski multimedialne lub tablety. Aplikacja na tablet prowadzi użytkownika krok po kroku przez proces rejestracji, drukując fizyczną przepustkę i wysyłając powiadomienie do opiekuna wizyty.
Przyjazny Panel Ochrony i Recepcji
Zapewnij swojej ochronie narzędzie do sprawnego zarządzania ruchem osobowym. Panel umożliwia:
- Podgląd w czasie rzeczywistym, kto przebywa na terenie obiektu.
- Szybką weryfikację uprawnień firm zewnętrznych i podwykonawców.
- Zarządzanie zastępstwami opiekunów wizyt.
Generowanie listy ewakuacyjnej
Kluczowa dla bezpieczeństwa funkcja generowania listy obecności odwiedzających na wypadek zagrożenia. Lista ewakuacyjna jest gotowa do druku lub wysłania na zdefiniowane wcześniej adresy od jednego kliknięcia.
Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Aplikacja jest zgodna z przepisami
o ochronie danych osobowych, co zapewnia bezpieczeństwo informacji. Integracja z Active Directory umożliwia kontrolę dostępu i łatwe zarządzanie użytkownikami.
Elastyczna konfiguracja i personalizacja
System oferuje możliwość dostosowania wymaganych szablonów dokumentów oraz zarządzania uprawnieniami użytkowników (portiernia, zapraszający, firma zewnętrzna, BHP). Dokumenty mogą być personalizowane zgodnie z indywidualnymi potrzebami klientów.
Funkcje, które zoptymalizują Twoje procesy
Zarządzanie wizytami
- Obsługa wizyt gości
- Obsługa wizyt kontrahentów
- Obsługa innych, konfigurowalnych kategorii odwiedzających
- Obsługa zastępstw opiekunów wizyt
Zaproszenia i komunikacja
- Wysyłanie zaproszeń na wizytę za pomocą wiadomości SMS lub e-mail
- Wysyłanie zaproszeń do wykonania pracy za pomocą wiadomości SMS lub e-mail
- Automatyczne powiadomienia opiekunów (host) SMS lub e-mail o przybyciu odwiedzającego
Rejestracja i identyfikacja odwiedzających
- Zdalna rejestracja wizyt przed przybyciem
- Rejestracja odwiedzających na dedykowanym terminalu zaproszeniowym
- Automatyczna identyfikacja odwiedzających
- Obsługa i wysyłanie e-przepustek z kodami QR za pośrednictwem SMS i e-mail
- Zdalne lub „na miejscu” elektroniczne szkolenia BHP (z modułem LimeBook SZK)
Obsługa recepcji i kontroli dostępu
- Bezobsługowa recepcja w oparciu o kiosk multimedialny
- Panel operacyjny dla ochrony i recepcji
- Druk fizycznych przepustek dla odwiedzających
Raportowanie i bezpieczeństwo
- Generowanie list ewakuacyjnych
- Generowanie raportów gości
- Generowanie raportów zdarzeń
- Wsparcie procesów bezpieczeństwa i BHP
Integracje i zgodność
- Integracja z Active Directory (AD)
- Centralne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami
- Zgodność z wymaganiami RODO (GDPR) – formularze udzielania zgód.
Dokumenty i personalizacja
- Konfigurowalne szablony dokumentów
- Personalizacja dokumentów zgodnie z wymaganiami organizacji
- Możliwość zamówienia dodatkowych, kastomizowanych dokumentów według indywidualnego cennika
Zarządzanie uprawnieniami
- Obsługa czterech grup uprawnień:
- portiernia (guardhouse)
- zapraszający (inviter)
- firma zewnętrzna (external company)
- BHP / HSE
Wiesz jak wykorzystać LimeBook REJ w Twojej organizacji?
Napisz do nas. W ramach grupy roboczej ustalimy zakres cyfryzacji i automatyzacji oraz pomożemy w przeprowadzeniu wdrożenia.
