LimeBook POZ - cyfrowy obieg pozwoleń na prace
LimeBook POZ to moduł systemu LimeBook służący do cyfrowego tworzenia, obsługi i archiwizacji pozwoleń na pracę zgodnie z procedurami BHP i standardami organizacji. Automatyzuje cały proces – od wypełnienia formularza, przez wieloetapową akceptację, aż po archiwizację – eliminując papierowy obieg dokumentów, opóźnienia i błędy ludzkie.
Moduł umożliwia:
- równoczesną pracę wielu użytkowników nad jednym pozwoleniem,
- wysyła powiadomienia SMS, e-mail i push o wymaganych działaniach oraz
- wspiera pracę zdalną i offline.
Centralne archiwum, konfigurowalne szablony i narzędzia kontroli miejsca pracy zapewniają: przejrzystość procesu, ciągłość operacyjną oraz zgodność z wymaganiami prawnymi i BHP.
Zobacz: LimeBook POZ – zarządzanie pozwoleniami na prace niebezpieczne w pigułce (PFD).
Jakie korzyści przynosi cyfryzacja obiegu dokumentów?
Przygotowanie pozwoleń na pracę to proces pochłaniający dużą ilość zasobów Organizacji. LimeBook POZ rozwiązuje następujące kluczowe problemy organizacyjne i operacyjne:
- Czasochłonny, papierowy obieg pozwoleń na pracę
Eliminuje ręczne tworzenie, przekazywanie i archiwizację dokumentów, skracając czas wystawiania pozwoleń. - Brak przejrzystości procesu i statusów pozwoleń
Zapewnia pełny wgląd w etap realizacji pozwolenia, osoby odpowiedzialne oraz wymagane działania. - Opóźnienia i błędy wynikające z pracy manualnej
Automatyzuje workflow i wieloetapowe akceptacje, ograniczając ryzyko pominięć i niezgodności. - Problemy z koordynacją wielu osób i działów
Umożliwia jednoczesną pracę wielu użytkowników nad jednym dokumentem bez przestojów. - Ryzyko utraty lub nieaktualności pozwoleń
Centralne archiwum i kontrola cyklu życia dokumentu zapewniają aktualność i integralność danych. - Brak terminowej komunikacji w procesie
Automatyczne powiadomienia SMS, e-mail i push informują uczestników o wymaganych działaniach i terminach. - Ograniczenia pracy w terenie i bez dostępu do internetu
Obsługuje pracę zdalną i w trybie offline, zapewniając ciągłość procesów w każdych warunkach. - Ryzyko niezgodności z wymaganiami BHP i audytami
Standaryzuje proces pozwoleń i wspiera zgodność z regulacjami prawnymi oraz procedurami wewnętrznymi.
Tworzenie i zarządzanie pozwoleniami na pracę
System umożliwia szybkie generowanie pozwoleń poprzez intuicyjny formularz online. Obsługuje trzy typy dokumentów (jako osobne pozwolenia lub jedno główne z podformularzami), co pozwala dopasować proces do wewnętrznych procedur firmy. Dzięki temu eliminowane są błędy wynikające z papierowej dokumentacji i przyspieszany jest proces formalny.
Automatyczny workflow i wieloetapowa akceptacja
Moduł prowadzi dokument przez zdefiniowany obieg – od utworzenia, przez kolejne etapy akceptacji, aż po archiwizację. Zautomatyzowany workflow zmniejsza ryzyko pominięć, przyspiesza działania i zapewnia zgodność z procedurami BHP.
Możliwość współpracy wielu użytkowników jednocześnie
Kilku pracowników lub działów może pracować nad tym samym pozwoleniem równolegle. Rozwiązuje to problem przestojów i oczekiwania na zakończenie pracy przez jedną osobę, co znacznie skraca czas realizacji dokumentu.
Powiadomienia SMS, e-mail i push
Każdy uczestnik procesu jest na bieżąco informowany o wymaganych działaniach. Automatyczne powiadomienia eliminują ryzyko opóźnień, przypominają o terminach i zapewniają płynny przepływ informacji między wszystkimi stronami.
Praca mobilna i tryb offline
Moduł umożliwia zdalne tworzenie i edytowanie pozwoleń na urządzeniach mobilnych, także bez dostępu do internetu. To kluczowe w sytuacjach, gdy prace odbywają się w miejscach o ograniczonej łączności, np. w terenie lub na budowie.
Centralne archiwum i raportowanie
Wszystkie pozwolenia są przechowywane w jednym, bezpiecznym repozytorium, co ułatwia dostęp podczas audytów i kontroli. Moduł pozwala generować raporty, listy kontrahentów i firm zewnętrznych, a także korzystać z własnych szablonów dokumentów, co zwiększa przejrzystość i zgodność z regulacjami.
Funkcje, które usprawinią obieg pozwoleń na prace w Twojej Organizacji
Zarządzanie pozwoleniami na pracę
- Tworzenie elektronicznych pozwoleń na pracę zgodnie z procedurami BHP i standardami firmowymi
- Zarządzanie cyklem życia pozwoleń: utworzenie, akceptacja, realizacja, archiwizacja
- Obsługa trzech typów dokumentów:
- osobne pozwolenia,
- jedno główne pozwolenie,
- pozwolenie główne z podformularzami
Formularze i szablony dokumentów
- Generowanie pozwoleń za pomocą intuicyjnego formularza online
- Dopasowanie struktury i formy wizualnej dokumentów do wewnętrznych procedur organizacji
- Mechanizmy redukcji błędów przy wypełnianiu dokumentacji
Automatyczny workflow i akceptacje
- Zautomatyzowany obieg dokumentów (workflow)
- Wieloetapowa akceptacja pozwoleń na pracę – system statusów
- Kontrola kompletności i kolejności etapów procesu – mechanizmy walidacji danych
- Zapewnienie zgodności z lokalnymi procedurami BHP – kastomizacja fomularzy
- Mechanizmy redukcji błędów ludzkich (uprawnienia) i opóźnień procesowych (powiadomienia)
Współpraca wielu użytkowników
- Równoległa współpraca różnych działów i ról organizacyjnych przy tworzeniu i akceptacji pozwoleń
- Eliminacja przestojów związanych z sekwencyjnym obiegiem dokumentów
Powiadomienia i komunikacja
- Automatyczne powiadomienia SMS o wymaganych działaniach
- Automatyczne powiadomienia e-mail o statusie i etapach pozwolenia
- Powiadomienia push dla użytkowników mobilnych
- Przypomnienia o terminach i zaległych akcjach
- Zapewnienie ciągłości informacji pomiędzy uczestnikami procesu
Praca mobilna i tryb offline
- Zdalne tworzenie i edytowanie pozwoleń na urządzeniach mobilnych
- Synchronizacja danych po uzyskaniu połączenia z internetem
Kontrola miejsca pracy i bezpieczeństwo
- Narzędzia dokumentacji fotograficznej miejsca pracy
- Generowanie szkoleń BHP i instruktaży zgodnych z zakresem prac (przy integracji z LimeBook SZK)
Archiwizacja i raportowanie
- Centralne archiwum pozwoleń na pracę
- Nieograniczone czasowo, bezpieczne przechowywanie dokumentacji historycznej
- Szybki dostęp do dokumentów na potrzeby audytów i kontroli
- Generowanie raportów pozwoleń
- Tworzenie list kontrahentów i firm zewnętrznych realizujących prace
Wiesz jak wykorzystać LimeBook POZ w Twojej organizacji?
Napisz do nas. W ramach grupy roboczej ustalimy zakres cyfryzacji i automatyzacji oraz pomożemy w przeprowadzeniu wdrożenia.
